Hvad fylder i SAP Finance & Controlling lige nu?
SAP Finance & Controlling står midt i en periode med store forandringer.
S/4HANA er blevet virkelighed for mange virksomheder. Fiori ændrer gradvist den måde, brugerne arbejder med SAP på. AI bevæger sig fra præsentationer og pilotprojekter tættere på de daglige processer, mens automatisering fortsætter med at ændre opgaver, som tidligere krævede manuelt arbejde.
Samtidig er der en anden virkelighed, som sjældent fylder lige så meget på konferencerne:
Månedsafslutningen skal stadig lukkes.
Afstemninger skal stadig gå op.
Rapporter skal stadig stemme.
Og nogen skal stadig finde ud af, hvorfor tallet på skærmen ikke passer med tallet i Excel.
Det er netop spændet mellem den store teknologiske udvikling og den helt almindelige Finance-hverdag, der gør SAP Finance & Controlling interessant lige nu.
S/4HANA: Transformationen er ikke nødvendigvis slut ved go-live
For mange virksomheder har S/4HANA været – eller er stadig – en af de største SAP-opgaver på agendaen.
En migration kan være et enormt teknisk og organisatorisk projekt. Systemer skal konverteres, integrationer skal fungere, data skal håndteres, processer skal gennemgås, og brugerne skal lære at arbejde på nye måder.
Men når systemet er gået live, begynder et andet arbejde.
Fik virksomheden faktisk den forbedring, som transformationen skulle skabe?
Det er ikke givet.
En virksomhed kan godt have gennemført en succesfuld S/4HANA-migration og stadig kæmpe med:
manuelle afstemninger
uklart procesejerskab
komplicerede arbejdsgange
dårlige eller uensartede stamdata
rapportering uden for SAP
mange manuelle kontroller
afhængighed af enkelte medarbejderes viden
Det er en vigtig pointe.
Et nyt ERP-system løser ikke automatisk gamle organisatoriske problemer.
Hvis en proces var unødigt kompliceret før migrationen, er den ikke nødvendigvis blevet bedre, bare fordi den nu foregår i S/4HANA.
Det stiller større krav til virksomhedernes evne til at kombinere teknologi med procesforståelse.
Fiori: Når en ny brugerflade møder gamle processer
Fiori har i mange år været en del af SAP's udvikling mod en mere moderne brugeroplevelse.
For nogle brugere er overgangen en klar forbedring.
For andre kan det føles som endnu en ting, der skal læres.
Og mange virksomheder lever fortsat med en blanding af Fiori og den klassiske SAP GUI.
Det interessante spørgsmål er derfor ikke nødvendigvis, om Fiori er bedre end SAP GUI.
Det afhænger af opgaven.
Det vigtigere spørgsmål er:
Er processen blevet bedre for den person, der skal udføre den?
En moderne brugerflade kan gøre en god proces mere enkel.
Men den kan ikke i sig selv gøre en dårlig proces god.
Hvis en medarbejder stadig skal igennem en lang række trin, kontrollere information i flere systemer og bagefter rette resultatet i Excel, er processen stadig kompliceret – uanset hvor moderne brugerfladen ser ud.
Det er en udfordring, som virksomheder ofte først opdager, når systemet har været i drift et stykke tid.
AI i Finance: Hvor ligger den reelle værdi?
AI er uden tvivl et af de største emner i SAP-verdenen lige nu.
For Finance og Controlling er potentialet oplagt.
Der findes store mængder data og mange gentagende processer, hvor intelligent automatisering potentielt kan spare tid og reducere fejl.
Det gælder blandt andet:
fakturabehandling
afstemninger
journalposteringer
cash application
identifikation af afvigelser
forecasting
rapportering og analyse
håndtering af store datamængder
Men det er værd at holde fast i en ret enkel skelnen:
At noget kan automatiseres, betyder ikke nødvendigvis, at det bør automatiseres.
Den reelle værdi opstår først, når teknologien forbedrer processen.
Hvis en automatisering sparer fem minutter, men samtidig kræver en masse kontrolarbejde, er gevinsten måske begrænset.
Hvis den derimod kan reducere en stor mængde manuelt arbejde, forbedre datakvaliteten og gøre det lettere at opdage fejl, bliver potentialet noget helt andet.
Derfor kommer den næste fase af AI i Finance formentlig til at handle mindre om, hvad teknologien kan, og mere om hvor den giver mening.
Automatisering: De små gevinster kan være de største
Automatisering behøver heller ikke være spektakulær.
Nogle af de mest værdifulde forbedringer i Finance kan være meget jordnære.
En automatisk afstemning.
En bedre håndtering af gentagende posteringer.
Automatisk validering.
Færre manuelle kontroller.
Bedre datagrundlag til rapportering.
Det lyder måske ikke lige så imponerende som AI eller en komplet digital transformation.
Men hvis en proces udføres hver dag af 50 medarbejdere, kan en lille forbedring blive til en betydelig gevinst.
Det er derfor værd at se på automatisering med et andet spørgsmål end:
"Hvad kan vi automatisere?"
Måske er det bedre at spørge:
"Hvor bruger vi unødigt meget menneskelig tid på noget, der burde være enklere?"
Controlling bliver ikke mindre komplekst
Controlling bliver ofte omtalt mindre end de store ERP- og teknologiprojekter, men behovet for god styringsinformation bliver ikke mindre.
Tværtimod.
Virksomheder har adgang til flere data end tidligere, men mere data betyder ikke automatisk bedre beslutninger.
Data skal være korrekte.
Definitionerne skal være ens.
Stamdata skal være på plads.
Rapporteringen skal være forståelig.
Og Finance skal kunne forklare, hvorfor tallene ser ud, som de gør.
Det er her, samspillet mellem SAP Finance og Controlling bliver vigtigt.
Et system kan levere enorme mængder information.
Men det er stadig mennesker, der skal forstå, hvad informationen betyder.
Månedslukningen er stadig månedslukningen
Midt i alle de store teknologiske diskussioner er der noget næsten komisk ved, at Finance-hverdagen grundlæggende stadig har nogle af de samme rytmer.
Måneden skal lukkes.
Periodiseringer skal håndteres.
Intercompany skal afstemmes.
Åbne poster skal undersøges.
Rapporter skal kontrolleres.
Afvigelser skal forklares.
Og hvis noget ikke stemmer, begynder jagten på årsagen.
Det er måske netop her, man kan se forskellen mellem teknologi og transformation.
Teknologien kan ændre værktøjerne.
Men Finance-funktionen skal stadig levere korrekte, rettidige og brugbare tal.
Hvad betyder det for danske virksomheder?
De danske SAP-diskussioner er på mange måder en del af en større international udvikling.
Danske virksomheder står over for mange af de samme spørgsmål som virksomheder i resten af Europa og verden:
Hvordan standardiserer vi?
Hvor meget skal vi tilpasse?
Hvilke kompetencer skal vi have internt?
Hvornår giver det mening at bruge eksterne SAP-specialister?
Hvordan får vi mere ud af S/4HANA?
Hvad skal automatiseres?
Og hvordan sikrer vi, at systemet faktisk understøtter forretningen?
Samtidig har Danmark sine egne forhold.
Mange danske virksomheder arbejder internationalt og skal håndtere flere selskaber, lande, valutaer og regelsæt. SAP-løsningerne skal derfor både kunne fungere lokalt og understøtte en mere global organisation.
Det gør balancen mellem standardisering og lokale behov særlig interessant.
Det næste bliver ikke kun et spørgsmål om teknologi
Det er let at se SAP Finance & Controlling som et teknologisk område.
Men mange af de vigtigste spørgsmål handler i virkeligheden om noget andet.
Processer.
Kompetencer.
Data.
Organisation.
Ejerskab.
Teknologien udvikler sig hurtigt.
Det betyder ikke nødvendigvis, at alle virksomheder skal løbe efter den nyeste funktion.
Nogle gange er den største forbedring at få en eksisterende proces til at fungere ordentligt.
Nogle gange er det at fjerne et Excel-ark.
Nogle gange er det at få ryddet op i stamdata.
Og nogle gange er det at få den rigtige person til at tage ansvar for processen.
Det er måske den mest interessante del af SAP Finance & Controlling lige nu:
Vi har flere teknologiske muligheder end nogensinde.
Men spørgsmålet er stadig, hvad der faktisk gør Finance bedre.